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講師部落格
2023/08/01
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能打贏商戰的策略思考與簡報技巧
什麼是上司眼中最好的簡報技巧？未必是故事力、美編力，而是你的簡報必須蘊含商戰的策略思考，能夠幫公司或客戶打贏商戰。思考力強大，就能在職場上領高薪。
有一位部門最高主管，管理 25 位員工，什麼是她每天的工作內容？大家肯定認為一定就是做決策、發號施令、盯進度。但其實不然，這位主管說，她有一半的時間像作文老師一樣，在改同仁做的簡報內容………。
這是我一位企業客戶（以下簡稱 K ）的真人真事。
「曉慧老師，我要跟妳求救！請妳來幫我的同仁們上簡報課。」我接到 K 的 LINE 訊息，她在一家知名公司擔任部門主管，全公司超過 300 人。
K 常常修改同仁做的簡報，幾乎都是流水帳，PPT 整張版面塞得滿滿的，篇幅動輒 40～50 頁，但卻沒重點。PPT 是圖表化的簡報，但同仁多是文字的複製貼上，且簡報的美編做得很華麗卻意義不大。
K 修改過之後，同樣的問題還是一再出現，改得 K 頭很痛，嚴重耽誤部門主管其他的工作進度。同仁也不耐煩為何自己的簡報被退件那麼多次，質疑 K 是不是故意刁難？雙方的挫折感都很深，耗費昂貴的溝通成本。
我的企業包班課程都是客製化，我請 K 提供他們常做的簡報類型，總共帶回 6 大類簡報共 227 頁的 PPT 檔，花了幾天的時間仔細研讀，最後診斷出簡報的寫作問題。
簡單說，同仁們需要捨棄本位主義的流水帳報告，例如「本組上半年完成 X 個企劃案，製作 X 個影音文宣，累計有 XXX 觀看人次，達成率 100％」，全都是數字或資料的堆砌，看不出來策略思考。
尤其是，同仁們對「簡報品質」的認知不同，格式與篇幅各唱各的調，缺乏統一。
我為 K 的部門設計 3 個客製化簡報，讓同仁們當做公版直接套用，分別是「 KPI 目標管理簡報」、「政府計畫申請案簡報」、「市場分析簡報」，再為 25 位同仁上一堂簡報課，以 3 大面向來解說套版的使用方式。
（1）商戰的策略思考：在目前的市場競爭態勢之下，你要解決什麼問題，拿出什麼行動方案，在什麼期限內完成，最後達成多少效益，讓公司（或客戶）超越對手還是落後對手？
進一步說，你完成了長官訂下的 KPI 目標，這對增加公司在市場上的競爭力有何貢獻？是讓顧客更滿意、讓公司更超越競爭對手，還是反而拖累公司的前進？
長官訂的 KPI 只是拋磚引玉，你能否擺脫一個口令一個動作，積極的舉一反三，將績效做得更多、更好？
（2）用一分鐘講重點：直接說結論，省略過程。
（3）PPT 圖表化：簡報的文字以「條列式」來敘述，其他以表格分析、圖像呈現。另一方面，根據長官有多少時間聽取簡報，就製作幾張 PPT 檔。例如長官聽取下半年 KPI 目標管理的簡報只有 40 分鐘，以一張 PPT 說明 2 分鐘計算，簡報以 20 張為限。
在培訓課程的一開始，我就對在場的同仁們強調：「大家的時間不應該浪費在製作精美華麗的 PPT 簡報，而是用於商戰的策略思考。 」
我接著說明：「至於什麼是商戰的策略思考？思考架構我都濃縮在為大家客製化設計的 3 個簡報檔，大家只需要填上答案即可。」
課程順利結束，2 個月之後的某一天，K 很激動的寫 LINE 謝謝我，我幫 K 的部門量身定做的 3 個簡報檔案，同仁們使用之後成效立竿見影，減少很多溝通成本。
以前 K 要花 1 個小時改同仁們的簡報，現在只需要花 15 分鐘；以前常常退件同仁的簡報，現在修改 3 次就可以定案。而同仁們也逐漸學會「商戰的策略思考」，過去耗時製作精美華麗的簡報檔，現在已不需要，因此節省不少的工作時間，更事半功倍。
K 樂觀的相信，半年之後，修改 3 次的情況可望進步到一次就過關，同仁們能夠獨立作業了，無需 K 再動手修改。
很為 K 與同仁們開心，祝福他們業績更上一層樓！
（本文經當事人同意後發表）